Toda alteração de fornecedor de serviços, sejam eles estratégicos ou não, requer um planejamento de transição e um acompanhamento próximo para que a transição seja o mais rápido possível para que a estabilização do serviço ocorra o mais rápido possível e sem sequelas. Falamos no blog anteriormente sobre os critérios para avaliação e escolha de terceiros, seguramente a contratação de um fornecedor adequado é o passo mais importante para uma transição eficiente. Além disso, a comunicação já no processo de cotação da essência da atividade e as expectativas de atendimento, contribuem para o alinhamento prévio para um troca de empresas tranquila.
O planejamento de transição deve ser construído para contemplar os detalhes principais do serviço executado e os aspectos de segurança do trabalho, suprimentos e administrativos. Nesse contexto, existem questões processuais e burocráticas, além de aspectos pouco discutidos, como os vícios da antiga prestação de serviço que precisam ser rompidos. A contratante deve ser bem transparente e detalhista no oferecimento dessas informações, ao mesmo tempo que a contratada deve ser proativa e aberta. A Dikma utiliza um documento chamado PIS – Planejamento de Implantação de Serviços para estruturar todos os aspectos da prestação de serviço que vão desde os conceituais até os recursos físicos necessários na implantação e na continuidade dos serviços.
Em primeira instância, o momento inicial deve ser composto pelo alinhamento técnico para verificar junto ao cliente se o que foi determinado está em conformidade com as suas expectativas e empresa terceirizada irá elaborar uma proposta técnica para apresentar ao cliente. Caso tudo esteja dentro do esperado pelo contratante, a transição tem início com outros processos que envolvem o trabalho em conjunto de diversas áreas da empresa terceirizada:
Outro passo importante está relacionado aos recursos humanos do projeto de terceirização, a contratada deve garantir que os profissionais sejam treinados e capacitados sobre a atividade, ao mesmo tempo, que entendam a cultura da empresa que está indo prestar serviços, avalizando que as pessoas, principal ativo de um processo de terceirização de serviços esteja adequado com as expectativas do projeto.
O tempo de duração total da transição gira em torno de 2 a 3 meses, dependendo da complexidade e amplitude da atividade, neste período a contratante deve agir mais como orientadora do que avaliadora dos serviços. Uma parceria de sucesso é feita sempre a quatro mãos.
