No post anterior, falamos sobre o planejamento da cotação, a primeira etapa de um projeto de terceirização assertiva. Nesta etapa a empresa estabelece os detalhes e amplitude da atividade que será terceirizada, desenha um escopo de serviços e determina os critérios para avaliação dos fornecedores, após a conclusão dessa fase.
Após a definição das etapas do processo, a próxima fase é a de cotação. A etapa inicia com a definição de quais fornecedores serão convidados a participar do processo, para isso é importante definir que todas as candidatas estejam habilitadas tecnicamente e legalmente habilitadas para o escopo de prestação de serviço, para isso é importante pesquisar o histórico dessa empresa, clientes similares, muitas empresas também fazem uma análise econômico-financeira das candidatas, observando porte, dívidas e outras consultas diversas. Essa etapa pode exigir um trabalho exaustivo de benchmarking, mas ela é fundamental para que se tenha apenas proponentes qualificados a atender a demanda de prestação de serviços.
Após selecionadas as empresas, o próximo passo de fato é seguir as etapas de planejamento, encaminhar escopo de serviços para todos os concorrentes e agendar visitas técnicas, que podem ser individuais ou coletivas. Por mais completa e abrangente que tenha sido feita a especificação técnica, é fundamental a realização de visita técnica com os proponentes. Desse modo, além de apresentar com mais detalhes e propriedade as atividades do escopo e sanar dúvidas que impactam a composição de preços, a empresa deve expor as suas principais expectativas em relação ao serviço e o que ela almeja receber como proposta.
Ainda após a visita, é importante abrir espaço para questionamentos que surgem ao longo da composição das propostas. Estes questionamentos devem ser respondidos para todas as candidatas, para que todos estejam alinhadas com o mesmo universo de informações para realizar o orçamento, garantindo que todas as empresas tenham subsídios para desenvolver suas propostas técnicas e comerciais.
A etapa de cotação bem conduzida pela empresa proporcionam uma maior segurança em relação as proponentes escolhidas para participar do processo, além de garantir que todas as informações da prestação de serviços estejam alinhadas, inclusive a respeito das expectativas tangíveis e intangíveis em relação ao serviço.
