O primeiro passo do processo de terceirização para uma empresa que não terceiriza, ou seja a mão de obra é contratada e a atividade é executada diretamente pela empresa, é definir quais são as atividades que seriam interessantes e vantajosas serem realizadas por empresas terceirizadas. No nosso blog, fizemos recentemente uma série de postagens sobre as vantagens da terceirização estratégica (aumento de produtividade, aumento da qualidade; foco no corebusiness; maior foco no seu negócio e eliminação de custos invisíveis) que pode auxiliar na avaliação de vantagens de terceirizar uma atividade.
Após definido quais atividades serão terceirizadas, o próximo passo é definir as etapas do processo de contratação e prazos de cada etapa. Nesse contexto, cada grupo de atividades possuem critérios de contratação e necessitam de etapas específicas, mas todo escopo segue uma mesma lógica de informações. O escopo deve ser um memorial descritivo que contempla as atividades desejadas, locais que serão atendidos, obrigações da contratante e da contratada, aspectos fundamentais da prestação, além de descrever os detalhes que impactam na precificação das empresas terceirizas e adiantar o esclarecimento de possíveis dúvidas.
Uma falha comum dos escopos de serviços é a falta de informações claras a respeito das expectativas da empresa ao buscar um terceiro para executar aquela atividade. Por muitas vezes as atividades a serem feitas estão bem descritas, contudo falta uma visão clara dos níveis de qualidade esperada e os fatores determinantes que farão a contratante optar por uma das empresas.
Após definido o escopo de atividades e os prazos de cada etapa, contemplando, visita técnica, prazo para questionamentos e data de entrega de proposta, é hora de definir quais fornecedores vão ser convidados para participar do processo. Caso a empresa não possua um portal de fornecedores, é interessante realizar um benchmarking com empresas parceiras e concorrentes, além de buscar em pesquisa as empresas referência naquela atividade, principalmente no aspecto de qualidade de prestação de serviços e selecionar de 3 a 7 empresas para participar do processo.
Um planejamento de cotação bem feito, elimina possíveis subjetividades, permite que todos os concorrentes do processo estejam alinhados a sua expectativa e confere uma maior transparência ao processo, com isso as próximas etapas seguirão com muito mais organização e assertividade.
